项目档案整理服务

项目档案整理服务

项目档案整理服务是一个系统而复杂的过程，旨在确保项目档案的完整性、规范性和安全性。以下是对项目档案整理服务的详细阐述：

一、服务概述

项目档案整理服务是指对项目过程中产生的各类文件、资料进行系统整理、分类、编号、归档、存储并提供查询利用等一系列服务。这些服务对于保证项目信息的连续性、可追溯性和可利用性具有重要意义。

二、服务流程

1. 资料交接与清单提供
- 甲方应向服务公司提供待整理档案的详细清单。
- 甲方需提供符合安全保管和工作量需求的场所、设施及设备。
- 双方进行档案实体交接，并形成交接文据，明确类别、数量、移交人、接收人及时间等信息。

2. 档案整理
- 逐页清点档案卷数和页数，确保数量无误。
- 对档案进行分类、编号、排序、修补破损、去杂物等处理。
- 编制页码，从1开始按顺序编制，确保每张影像都有一个页码。
- 填写卷皮目录，据实填写档案案卷的目录项、卷内信息及备考表。

3. 装订归档
- 根据档案类型和规定，进行装订处理，确保档案材料齐全、纸张规范完整。
- 装订后，将档案装入档案盒或档案袋中，并加盖印章。

4. 入库上架
- 将整理好的档案按照归档上架顺序排序上架。
- 协助核查入库档案上架件的检查工作，确保档案排列有序、易于查找。

5. 管理系统录入
- 将档案的基本信息录入到档案管理系统中，确保电子文件与条目信息一致。
- 提供档案查借阅服务，根据需求提供档案查询、调阅、复印等服务。

三、服务要求

1. 遵循标准
- 严格按照《归档文件整理规则》、《干部档案整理工作细则》及相关行业标准进行整理。
- 确保档案整理质量符合国家标准和甲方要求。

2. 保密安全
- 严格遵守档案保密制度，不将档案材料带离工作场所。
- 加强场所管理，确保档案存放区、工作区符合安保、消防等安全管理规定。

3. 质量控制
- 甲方对服务公司进行质量监督检查，并可引入第三方监管。
- 对整理服务质量设定具体抽查比例和准确率要求，确保验收合格。

4. 人员配置
- 服务公司应配备具有丰富实践经验和档案业务能力强的专业队伍。
- 工作人员需通过档案技术培训和保密教育考核，持有上岗证书。

四、服务范围

项目档案整理服务广泛适用于各政府机关、企事业单位及各类项目的档案管理需求。包括但不限于文书档案、工程档案、重大建设项目档案、基建档案、科技档案、会计档案、声像档案、人事档案、专业档案等。

五、总结

项目档案整理服务是一个专业性强、要求高的服务领域。通过系统整理、分类归档和科学管理，可以确保项目档案的完整性和安全性，为项目管理和决策提供有力支持。在选择服务公司时，应充分考虑其专业能力、服务质量和保密措施等因素，以确保档案整理工作的顺利进行和高质量完成。

档案整理服务公司经营范围

档案整理服务经营范围是指在法律许可的范围内，企业能够生产和提供给客户的服务项目。具体涉及档案管理、整理、分类、存储、检索、数字化、保护以及提供档案咨询服务等。这一范围由内部章程明确规定，不能超越章程规定进行申请注册。

企业经营范围的确定需要遵循严格的法律规范。首先，经营范围应以章程为依据，不能超出章程规定的范围进行注册申请。其次，所有经营范围必须经过登记机关的正式登记，企业实际从事经营活动的范围以登记机关核准的为准。企业需在核准的范围内开展业务，超出范围的经营行为视为非法。

对于档案整理服务，其经营范围可能包括但不限于：

总之，档案整理服务的经营范围应严格遵循法律规范，确保业务活动在合法框架内进行。需根据自身能力与市场需求，合理规划经营范围，以提供专业、高效、合规的服务。

干货分享：工程项目档案管理解决方案！

面对企业规模的扩大，工程项目企业对档案管理的需求日益增强。如何高效推动档案信息化落地，实现降本增效，成为工程项目企业数字化转型的关键。

首先，面临的主要挑战有：参与单位众多，难以实现统一标准化管理；原始资料不齐全，文件编制不规范，资料收集不及时；档案归档耗时长、工作量大；工程众多，档案资料难以统一归档。

针对上述痛点，会博通提出工程项目档案管理解决方案。该方案覆盖数据层、总控系统层、应用模块层、应用渠道层，确保系统稳定、安全，应用全面。

会博通支持档案一键归档至系统，兼容多种第三方平台，包括OA系统、ERP系统、财务系统等，支持多种文件格式归档，如dwg、doc、xls、ppt等。

自动归档功能实现一键操作，用户可根据全宗号、归档年度、保管期限或档案类型，实现自动分类、编档号。

提供多种编号机制，文件、档案自动编号，档号包含全宗号、档案室编号、年度、保管期限、机构（问题）等信息，系统内编号唯一。

支持智能识别归档，采用条码识别，准确率高，支持一维码、二维码图片识别，形成智能分类规则。

提供档案整理表格套打功能，包括档案封面、目录、备考表，实现纸质档案便捷管理。

强大的检索功能，支持关键词、全文、类自然语言等多种检索方式，检索结果根据工作职能与授权决定。

会博通提供全面的档案安全策略，确保档案信息的安全性。

总结，会博通工程项目档案管理解决方案，针对参与单位多、标准化管理难、档案归档效率低、工程多等问题，提供合规、高效、规范、安全的档案管理方案，实现工程项目档案的智能化管理。

浅谈如何做好工程总承包项目的档案管理工作?

一、积累档案，做好收集
档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。

浅谈如何做好工程总承包项目的档案管理工作

随着电力设计行业业务范围的不断扩大，电力设计院普遍开展了工程总承包工作，且所占的业务份额越来越大。工程总承包项目的档案内容不同于单纯的勘测设计档案，除了有保存价值的文件材料自行留存归档外，总承包合同通常还包含向业主整体移交工程档案的内容，因此工程总承包项目的档案管理具有特殊性。

工程总承包项目的档案从收集、归档、整理编目到妥善保管及向业主移交，需要总承包商、设计、施工、设备供应、安装、调试、试运行、监理等工程参建单位共同完成，是一项需要各方密切配合的工作。

总承包商是建设项目档案工作的组织核心，负责组织、协调和指导，确保参建单位明确各自在建设项目档案中的责任，并给予积极配合，从而保证整个项目档案工作的顺利进行。总承包商应履行两方面的职责：一是对分包商档案工作的业务监督和指导；二是档案收集、整理、存档及向业主移交的职责。

总承包商应将工程总承包项目档案工作纳入工程负责人的责任制，项目文件材料的收集和管理纳入工程建设计划及各部门的职责范围和岗位责任制，并定期进行检查考核。档案管理需纳入合同管理，将档案是否移交完整与工程结算挂钩。

工程总承包项目建立档案管理网络，建立统一的档案管理制度标准和规范，配备统一的管理软件，实现档案的现代化管理。监督、指导各分包商，将工程档案管理工作与工程建设同步进行，统一执行档案分类办法和档案整编标准。

总承包商应指导工程总承包项目各部门收集、整理工程建设的前期文件和有关设备、工艺、涉外、试运行、竣工验收等文件，及时向档案部门归档。接收分包商文件材料的归档，进行审核、验收，并对全部建设项目档案进行汇总整理。按国家有关规定，在建设项目竣工验收后三个月内向业主移交建设项目竣工档案。

工程总承包项目涉及面广，产生文件材料的环节较多，总承包商必须心中有数，以保证收集档案的完整性。提交给业主的档案应按电力企业分类办法进行整理移交，以保证电力企业档案管理的一致性。

工程总承包项目文件材料的归档范围包括工程管理性文件、设计文件、采购文件、施工文件、安装调试文件、竣工文件、试生产文件和工程监理、质量监督文件等。

文件材料的整理方法应按照原国家电力总文档[2002]29号文《火电企业档案分类表（69）》大类进行。

档案收集范围和整理方法需确保全面、准确，以满足工程总承包项目的档案管理需求。

建设工程档案归档整理规范

建设工程档案归档整理规范主要包括档案的分类、编号、装订、存档等步骤。

档案分类是归档整理的第一步，它要求根据不同的工程项目、文件类型进行合理分类。例如，可以按照土建、电气、暖通等专业进行分类，确保同一类别的档案集中存放。

编号是对分类后的档案进行唯一性标识，便于查找和管理。通常，档案编号会包含项目名称、文件类型、序号等信息，确保每一份档案都有一个独一无二的编号。

装订是将分类、编号后的档案进行整理，以便存档和查阅。装订时要注意保护档案的完整性，避免损坏或遗失。可以使用文件夹、封套等工具进行装订，并在封面标明档案的基本信息。

存档是归档整理的最后一步，要求将装订好的档案按照编号顺序放入档案柜或档案室进行保存。存档时要注意防火、防潮、防虫等措施，确保档案的长期保存。同时，要建立档案借阅制度，确保档案的完整性和安全性。

通过以上规范步骤，可以确保建设工程档案的完整、有序和易于查找，为工程项目的后续维护和管理提供有力支持。