实物档案整理服务

实物档案整理服务

实物档案整理服务是一个系统而细致的过程，主要包括收集、整理、归档、数字化及保管等多个环节。以下是对实物档案整理服务的详细阐述：

一、实物档案的收集

1. 收集原则：实物档案实行统一登记、分层管理的原则，确保收集到的实物档案齐全、完整、真实。
2. 归档范围：主要包括本单位获得的具有保存价值的各种证书、奖状、锦旗、奖杯、奖章、奖牌、牌匾等；本单位举办或承办重大活动形成的具有保存价值的凭证性实物；本单位在国（境）内外活动中获赠的具有保存价值的纪念品、题词、字画、票证、礼品等；以及其他有重要保存价值的实物。
3. 收集要求：任何单位和个人不得将应归档的实物占为己有或随意损坏、私存、转送他人。应按规定交本单位档案室统一登记、存放和保管。

二、实物档案的整理

1. 清洁修整：由于实物档案载体特殊，容易受损或受污，整理时需要进行清洁修整，如奖状、证书破损要进行修裱，奖牌污损要清洁、保养等。
2. 划分保管期限：根据实物档案的保存价值进行鉴定，判断其是否归档及保管期限。一般归档的实物档案保管期限为永久。
3. 分类与排序：按证书、奖牌、字画、锦旗、纪念品等载体形式进行分类，并在同一类实物档案中按时间顺序排序，时间相同的可根据内容按重要程度排序。
4. 编制档号：为每件归档实物编制唯一的档号，通常由全宗号、实物档案代号、年度、件号等组成，并粘贴在实物上合适的位置。
5. 编制目录：按分类方案和档号顺序编写实物档案目录，包括序号、档号、立档单位、实物名称、来源单位、形成时间、参见号、备注等项目。

三、实物档案的数字化

1. 数字化处理：实物档案入馆后应进行数字化备份，通过扫描、拍摄等方法将实物档案转化为电子图像，并进行修图处理，确保图像质量。
2. 上传系统：将数字化后的图片上传至档案管理系统，实现图片与目录数据的对应，便于检索和利用。

四、实物档案的保管

1. 存放方式：根据实物档案的形状、规格、质地等特征选择合适的存放方式，如竖放、平放或放置在陈列室专用柜中。
2. “八防”工作：做好防火、防盗、防光、防高温、防潮、防尘、防鼠、防虫等“八防”工作，确保实物档案的安全。

五、实物档案整理服务的收费

实物档案整理服务的收费因服务内容和质量的不同而有所差异。一般来说，每件实物档案的整理费用可能包括清洁修整、分类排序、编制档号、编制目录及数字化处理等多个环节的费用。具体收费标准可咨询相关服务机构或根据服务合同确定。

综上所述，实物档案整理服务是一个复杂而细致的过程，需要专业的知识和技能来确保实物档案的完整性和安全性。通过科学的整理方法和有效的管理手段，可以充分发挥实物档案的价值和作用。

实物档案如何进行整理，归档？

实物档案整理归档是档案管理中的重要步骤。实物档案是指法人、其他组织以及个人在其社会活动中形成的对国家和社会有保存价值的以物质实体为载体的物品档案。在进行实物档案的整理归档时，应按照一定的分类、保管单位、排列、划分保管期限、编号、封装及排架、制作目录等步骤进行。

实物档案的归档范围包括奖品类、印章类、字画类、赠品类以及其他类。奖品类包括奖状、奖牌、奖章、奖杯、锦旗、荣誉证书等带有荣誉性的物品。印章类包括各种类型的印章，如木印、石印、塑料印、钢印等。字画类包括领导及名人的题词、签名及各种类型书画。赠品类包括单位或个人在公务活动中互相赠送的纪念性物品、礼品。其他类则包括其他有保存价值的物品。

在对实物档案进行分类时，字画、赠品数量较少的单位可不单设“字画”、“赠品”类，归入“其他类”。实物档案数量适中的单位可分为奖品类（SWj）、印章类（SWy）、字画类（SWz）、赠品类（SWp）、其他类（SWq），不设置二级类日。奖品类实物数量较多时，可设置二级类目，即按物品类型分为奖状奖牌、锦旗等。印章、字画数量不多可不必再分类，多的可按其制成材料、内容细分。

划分保管单位时，奖品、印章、字画、赠品等实物以一件实物作为一个保管单位进行整理。归档的实物一般按收到的时间先后顺序排列。实物档案的保管期限分为永久、30年、15年和10年，参照国家档案局第8号令等有关规定执行。归档实物应按分类方案和排列顺序逐件编档号，并在不影响实物原貌的合适位置粘贴标签，填写档号。

归档实物用“SW”表示，用SWj、SWy、 SWz、SWp、SWq分别表示奖品、印章、字画、赠品、其他五个类型的实物档案。各类中的实物以件为单元，按收到的先后顺序编流水号。编号方式为：全宗号一分类及目录号一件号（29一SWj1一1表示29号全宗奖品类实物档案1号目录的第1件）

对于荣誉类实物，有实物档案室的单位可将整理好的荣誉类实物放置在实物档案室的展柜内，或挂在开阔干净的墙面上。无实物档案室的单位，可将整理好的荣誉类实物与其它门类档案分开，平置叠放在档案柜或密集架中保管。印章类实物整理后放入内衬活动式隔条的翻盖印章档案盒内，按从左至右、从上至下的顺序排放，档案盒封面样式、档案盒脊背样式、盒内样式在盒盖背面上方粘贴备考表及印模单。字画类实物经裱糊后卷为筒状，放在特制的柱形盒子中或用衬纸包住，与其它门类档案分开，平置叠放在档案柜或密集架中保管。其它类实物参照上述三种类型实物进行封装及保管。

实物档案整理完成后，应制作实物档案保管单位目录，方便查阅和管理。

实物档案如何进行整理，归档？

实物档案，指的是法人、其他组织与个人在其社会活动中形成的具有保存价值的物质实体载体档案。归档范围包含奖品类、印章类、字画类、赠品类及其他类。

奖品类包含奖状、奖牌、奖章、奖杯、锦旗、荣誉证书等荣誉性物品。

印章类包括失效的木印、石印、塑料印、钢印等。

字画类包括领导及名人的题词、签名及各种类型书画。

赠品类为在公务活动中互相赠送的纪念性物品、礼品。

其他类则包括所有有保存价值的物品。

实物档案的整理可以分为奖品类、印章类、字画类、赠品类及其它类，根据单位情况设置分类。奖品类实物数量多时，可按物品类型细分。印章、字画数量不多则无需再分类，若多则可按材料、内容细分。

将实物以一件为单位整理归档，并按收到时间顺序排列。归档的实物分为永久、30年、15年及10年保管期限，依据国家档案局规定执行。编号方式为全宗号、分类目录号与件号结合，如29一SWj1一1表示29号全宗奖品类实物档案1号目录的第1件。

荣誉类实物可放置在展柜或墙面展示，印章类实物则放入内衬隔条的印章档案盒，按顺序排放。字画类实物裱糊后卷为筒状，存放于特制盒子或用衬纸包住。其它类实物则参照上述类型进行封装及保管。

整理完成后，应制作实物档案保管单位目录，以便查阅与管理。

实物档案管理规范国家标准

一、积累档案，做好收集
档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。

实物档案管理规范国家标准

一、实物档案的积累与管理的领导与责任
实物档案的收集应由统一领导、分级管理。管理遵循“谁主管、谁负责”和“谁形成、谁整理”的原则。任何个人不得私自占有或拒绝归档档案。档案收集是档案管理的基础，通过此环节，各部门产生的档案向档案部门集中，由档案部门负责统一管理。
二、实物档案的科学立卷与整理
应对所有类型的档案进行统一管理，各部门负责整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，特别项目如建设、投资、科研等的档案管理应与项目同步进行。各类管理类文件材料应在处理完毕后的次年上半年归档。档案应按“案卷”为单位整理，科学组卷，实现档案材料管理的有序化。
三、实物档案的定期检查与保管
应定期检查档案状况，对破损或字迹变化的档案及时修补复制，确保安全完整。同时，定期检查档案数据管理和馆库设施，确保档案的安全保管和设施设备的正常运转。档案库房应具备必要的防护功能，并配备先进的设施设备，定期检查、记录运转情况，排除隐患。
四、提高档案管理人员意识和专业素质
档案管理人员应具备较高的管理素质，这对档案安全管理工作至关重要。管理者应重视档案管理，认识到其是企业管理工作的重要部分，并从资源上支持档案管理。同时，管理者应将档案管理纳入日常议程，制定管理制度，成立管理小组，规范档案安全管理工作。

实物档案管理规范国家标准

一、实物档案的积累与管理的领导与责任
实物档案的收集应由统一领导、分级管理。遵循“谁主管、谁负责”和“谁形成、谁整理”的原则，确保档案管理工作的有序进行。任何个人都不得私自占有或拒绝归档档案。档案收集在档案管理中占据特殊地位，通过集中至档案部门，由其负责统一管理，确保各部门工作活动中产生的档案得到妥善处理。
二、实物档案的科学立卷与整理
应对各类实物档案实施统一管理，并实行部门级整理（立卷），同时建立全宗卷。文件材料应按时归档，特别是对于重大建设项目、重大投融资项目和重要科研项目，档案管理应与项目同步进行。各类管理类文件材料应在处理完毕后的次年初第一季度归档，第二季度完成归档工作。以“案卷”为单位进行整理，根据文件材料形成和处理过程中的相互关联进行科学组卷，通过划分档案全宗、实体分类、编号和排架，实现档案材料管理的有序化。
三、实物档案的定期检查与保管
定期对实物档案进行检查，发现破损或字迹褪变时，应及时进行修补和复制，以保障档案的安全与完整。定期进行档案数据管理和馆库设施的巡查，确保档案的安全保管和设施设备的正常运行。档案库房应保持干净整洁，具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染等防护功能，并配备相应的设施设备，如空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制和视频监控等，定期检查并记录设备运行情况，及时排除安全隐患。
四、提升档案管理人员意识和专业素质
档案管理人员应具备较高的专业素质，这将有助于有效实施档案安全管理工作。管理者应高度重视档案管理，认识到其是企业管理工作的重要组成部分。规范的档案管理不仅能提升企业经济效益，还能保护企业信息安全。管理者应从多方面支持档案管理，包括提供必要的人力、财力和物力资源，为档案管理人员创造有利的工作条件。同时，管理者应将档案管理工作纳入企业日常议程，制定相应的档案管理制度和流程，成立管理小组，合理分配职责，以规范档案安全管理工作的实施。