电网公司档案数字化

电网公司档案数字化

电网公司档案数字化是一个复杂而重要的过程，它涉及将传统的纸质档案转化为数字形式，以便更高效、更便捷地进行管理和利用。以下是对电网公司档案数字化的详细分析：

一、档案数字化的意义

1. 提高管理效率：数字化后的档案可以通过计算机系统进行快速检索和查阅，大大节省了人工查找档案的时间，提高了工作效率。
2. 节省存储空间：纸质档案占用大量物理空间，而数字化档案则可以通过云存储等方式进行存储，极大地节省了存储空间。
3. 便于信息共享：数字化档案可以通过网络进行共享，方便多部门、多人员协同工作，提高了信息的流通性和利用率。
4. 增强档案安全性：数字化档案可以通过加密、备份等方式进行保护，降低了档案丢失、损坏或被盗的风险。

二、档案数字化的步骤

1. 档案筛选：对电网公司的各类档案进行筛选，确定哪些需要数字化处理。通常，具有长期保存价值、频繁查阅需求的档案会被优先考虑。
2. 档案扫描：使用专业的扫描设备和软件对纸质档案进行扫描，将其转化为电子文件。在扫描过程中，需要注意保持文件的清晰度和完整性。
3. 数据录入：将扫描得到的电子文件按照一定的命名规则和分类标准录入到档案管理系统中。同时，还需要对档案进行元数据著录，包括档案的标题、作者、日期、关键词等信息。
4. 质量检查：对录入的电子文件进行质量检查，确保文件的准确性、完整性和可读性。对于不符合要求的文件，需要进行重新扫描或修正。
5. 系统存储：将检查合格的电子文件存储到档案管理系统中，并进行备份和加密处理，以确保档案的安全性和可访问性。

三、档案数字化的挑战与对策

1. 技术挑战：数字化过程中可能遇到文件格式不兼容、扫描质量不佳等技术问题。对策是选择先进的扫描设备和软件，并对操作人员进行专业培训，确保数字化工作的顺利进行。
2. 资金挑战：档案数字化需要投入大量的资金用于设备采购、软件开发和人员培训等。对策是争取上级部门的资金支持，同时合理规划资金使用，确保资金的有效利用。
3. 管理挑战：数字化后的档案管理需要建立新的管理流程和制度。对策是制定完善的数字化档案管理规范和标准，加强档案管理人员的培训和管理，确保数字化档案管理工作的顺利进行。

四、案例分享

以贵州电网公司为例，该公司作为全国首批企业集团数字档案馆（室）试点单位之一，通过两年潜心打磨数字化档案信息管理平台，成功实现了档案的数字化管理。该公司不仅提高了档案管理的效率和准确性，还减少了纸质档案的占用空间，方便了多人协同工作和信息共享。同时，该公司还开发了磁光电混合存储平台，保障档案数据的长期备份安全，为档案管理工作提供了灵活方便安全的数据管理功能。

综上所述，电网公司档案数字化是一个具有重要意义的过程，它不仅可以提高档案管理的效率和准确性，还可以节省存储空间、便于信息共享和增强档案安全性。然而，在数字化过程中也需要注意技术、资金和管理等方面的挑战，并采取相应的对策来确保数字化工作的顺利进行。

智能化管理在电力营销档案的运用

一、积累档案，做好收集
档案工作实行统一领导、分级管理；按照“谁主管、谁负责”、“谁形成、谁整理”的原则开展档案管理工作。任何个人不得将档案据为己有或拒绝归档。档案收集工作在整个档案管理中处于一种特殊地位，通过档案的收集各部门各项工作和活动中产生和形成的各种门类和载体的档案分别向档案部门集中由档案部门负责统一管理。负责本部门应归档文件材料的收集、整理，确保真实准确、齐全完整、系统规范；并按规定向本单位档案部门归档移交。为单位科学地管理和有效地利用档案信息资源提供了物质基础。
二、科学立卷、做好整理
应对各类档案统一管理，实行部门整理（立卷），并建立全宗卷。文件材料应按时归档，重大建设项目、重大投融资项目、重要科研项目等档案管理工作应与项目同步开展。党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理、财务（非会计专业）、审计、人事劳资管理中形成的管理类文件材料应在办理完毕后次年第1季度归档，第2季度归档完毕。以“案卷”为单位整理，按照文件材料在形成和处理过程中的相互联系，科学组卷，通过对和部门档案全宗进行划分对档案实体进行分类、编号和排架。通过档案整理实现档案材料管理的有序化。
三、定期检查、做好保管
定期检查档案情况，发现档案破损或字迹变化，及时修补复制，确保档案的安全完整，定期开展档案数据管理和馆库设施巡查，确保馆藏档案的安全保管和设施设备的良好运转；档案库房应保持干净、整洁，并具备防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染（“八防”）等防护功能。
档案库房应配备“八防”、空气净化、火灾自动报警、自动灭火、温湿度控制、视频监控等设施设备，并对运转情况进行定期检查、记录，及时排除隐患。通过严格的档案管理和采取相关的保护技术保护档案的完整与安全防止或减少档案的损坏延长档案的寿命维护单位的自身秘密，确保单位信息安全。
四、提高档案人员的管理意识和专业素质
从业人员具有较高的管理素质则有利于档案安全管理工作的有效落实。从管理者层面上讲，可以说，管理者对档案管理的认识和态度对档案管理工作有极大的影响：思想上，企业的管理者应高度重视档案管理，认识到档案管理工作是企业管理工作的重要组成内容，规范的档案管理能提高企业的经济效益；行动上，应从人力、财力、物力上给予档案管理全面的支持，为档案管理人员的工作创造有利的条件；
同时，企业管理者要将档案管理工作纳人企业议事日程，制定适合于本企业的档案管理制度及管理流程，并成立相应的档案管理工作小组，合理分配职责，从而规范其档案安全管理工作。

如何建立企业电子信息档案管理系统

电子信息技术的广泛应用改变了企业管理模式，企业档案管理也经历了从纸质到电子化的转变。如今，电子档案管理不仅提高了档案管理的效率，还提供了更便捷的数据管理方式。例如，国家电网通过将档案模块化，划分文书档案、会计档案、科技档案等多个模块，提高了档案信息的利用效率。这种管理方式不仅节省了人力、物力和财力，还符合当前国家的“三节约”政策。

电子档案管理还带来了许多新的挑战。首先，如何确保电子文件的长久保存成为一大难题。电子文件的复杂编码格式、读写方法和载体材料都给其长期保存带来了困难。其次，电子文件的证据力和法律效力问题也不容忽视。这包括确认电子文件的真实性以及其获得、保持真实性的方法是否可行、可信。此外，数字化信息与载体的依附关系也是一个问题。数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能被处理、存储和显现。这使得电子文件相较于纸质文件更加复杂、多变。

为了解决这些困扰当前档案管理信息化的问题，多种方法被提出。首先，通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》中规定的方式，选择通用的文件格式，降低格式种类繁复性，增加长期保存的可靠性。其次，通过对电子文件存在的系统相关要素进行规范设计和过程控制，确保其真实性和可靠性。这包括系统地记录背景数据和规范信息流转环节。再次，通过提高载体材料寿命或备份软硬件环境的方式，确保电子文件的长期可用性。最后，分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息的存在形式，避免因数据格式及软硬件环境的变迁导致电子文件不可使用。

作为档案管理人员，不能简单地“取代”或“覆盖”纸质档案管理模式，而应结合信息化和纸质档案两种管理模式的优点。通过借鉴信息化管理的优势，结合纸质档案管理的稳定性，实现电子档案管理的高效与安全。

浅谈如何管理电力系统档案

如何管理 电力系统档案
1.严格规范电力企业的档案管理制度
　　 电力企业档案的整理应该按照相应的法规及原则进行，不宜盲目。只有严格规范电力企业的档案管理制度，才能规范档案管理标准，优化档案管理流程，实现档案标准化管理。
　　 2.努力争取企业领导的重视
　　 其实，电力企业中的档案管理人员是想将档案工作做好，但往往在实际工作中事与愿违，达不到预期的效果，造成这种状况的一个很重要的原因就是企业领导对档案管理工作不够重视、不够支持。因此，我们要想将电力企业的档案管理工作做好，就必须积极争取企业领导的支持，让他们能真正地意识到档案管理的重要性，从资金、人员、规范化管理等方面提供保障，推动的企业档案管理工作再上新台阶。
　　 3.提高档案管理人员的素质
　　 在新形势下，要想将电力企业的档案管理工作做好，就必须有一支有理想、有道德、有知识、有素质的档案管理队伍，主要从以下几个方面入手：
　　 一是加强岗位培训，要将培训和现实操作联系起来，是受训人员更能较快的把握。
　　 二是加大档案管理人员的招考力度。加大招考力度也是提高档案管理人员素质的一个有用途径。
　　 三是要加强档案管理工作研究。通过对档案管理工作的研究，掌握档案管理工作的发展趋势，积极试探新的档案管理体例，适应新形势的需要。
　　4.进一步增强档案的信息化培植
　　 随着计算机信息技术的迅速成长，我国电力档案管理的信息化水平也在不断增强。但是，仍然要通过借助传统的档案管理手段实现档案管理信息化。为了使电力企业的档案管理信息化更好地成长，我们要不断地将电力企业档案的管理纳入信息化系统中去，加强信息化投入，建立档案管理信息化平台，结合各企业自身的特点，做到具体问题具体分析。
　　5.要切实做好电力企业档案的平安防护工作
　　 电力企业要积极按照国家关于档案保管法规的划定，投入资金，设置装备摆设具备防盗、防潮、防火、防有害生物等的行动措施。对于那些非凡载体档案，我们要采纳更为细致的办法，进行重点防护。此外，我们要尽可能的保证那些涉及常识产权和商业秘密的档案的完整性。

如何建立企业电子信息档案管理系统

电子信息技术几乎已经渗透到了企业管理的方方面面，成规模的所有企业都具有自己的信息化管理平台，并随着信息技术的迅速发展，不断升级、更新换代。企业档案管理作为其中的一个功能模块，在形成、传递、存储和利用等自身运动规律上发生了本质的变化。人们要积极应对信息化，探索和建立基于信息化的档案管理新理念、新模式和新方法。
　　1、企业档案管理信息化的软环境
　　随着互联网技术和应用的快速发展，企业信息化应用模式早已脱离了个别业务系统孤立应用的阶段，步入了企业战略协同系统应用阶段，其中ERP(Enterprise Resource Planning，即企业资源计划)最具代表性。ERP系统以经营资源最佳化为出发点，全面整合企业的供销存、财务、计划、质量、制造等核心业务，并最大限度提升企业各项经营资源的应用效率。实现统一的网络平台管理，进行系统协同整合，核心的内容就是要进行应用系统及数据集成，建立可以共享的统一数据管理结构。建立一致的数据规格标准和建立统一的数据管理、应用规则，是实现应用系统和数据集成的主要途径。如何建设与上述信息化环境配套的电子档案的统一管理、共享利用的机制、模式，网络环境下的档案馆如何构建和运作，都是需要深入探讨的问题。
　　2、电子档案管理的特点
　　信息化条件为档案管理充分发挥作用提供了方便快捷的平台，使用者在自己的电脑终端上，可以直接进行档案信息检索，迅速地查阅相关档案的借阅记录、保密等级，并可以完成在线借阅、网上浏览。档案管理工作者可以将档案进行更便捷的分类和数据管理，如国家电网将档案模块划分为文书档案、会计档案、科技档案、音像档案等若干个模块，每个档案模块按不同的检索顺序进行排列，并根据管理需要划分不同的管理权限，使档案信息按阅览权限公开，提高档案资源的利用效率，为领导决策提供更及时准确的依据。通过信息化档案管理，节省大量的人力、物力、财力，符合国家当前的“三节约”政策。
　　3、电子档案管理需要注意的几个问题
　　人们把以数字化方式记录的文件，统称为电子文件。电子文件在性质、形式上与纸质文件的不同，无疑是档案界最先感受到和关注的信息化带来的变化和影响。由模拟方式转变成数字化的记录方式，主要的问题有三个：一是电子文件的长久保存问题，数字化信息复杂多样的编码格式、读写方法和载体材料，都给电子文件的长久保存带来困难。二是电子文件的证据力和法律效力问题，包含了对数字方式所记录信息的真实性以及获得、保持信息真实性方式方法的可行性、可信性问题。三是数字化信息与载体的依附关系问题，数字化信息依赖于元数据、数据格式、软件系统和硬件系统才能够被处理、存储和显现。电子文件的复杂性、变化性、多样性是纸张载体所没有的。
　　4、解决困绕当前档案管理信息化问题的途径
　　目前解决电子文件真实性、长久保存、长期可用问题的途径主要有如下几种方法：一是通过法规约束电子文件格式种类，如我国的《电子文件归档与管理规范》中规定的管理方式，即尽可能选择比较通用的少量几种文件格式，通过降低电子文件格式种类繁复性，增加电子文件长期保存的可靠性、可控性。二是通过对电子文件存在的系统相关要素的规范设计和过程控制，以保证电子文件的真实性和可靠性，包括系统地记录背景数据和规范、控制信息流转环节等方式。包括我国在内的很多国家，都相继颁布了《电子签名法》或相关法律，力求通过法律的形式，确认数字化信息在社会交往和经济活动中的法律地位及其具有凭证性的条件，使电子文件具有了与纸质文件同等的证据作用。三是提高载体材料寿命或对电子文件处理、存储、传递和应用所依赖的软硬件环境进行备份的方式。四是分离数字信息的语义表示与格式表示，形成不依赖于特定的通用信息的存在形式，不会出现因数据格式及软硬件环境的变迁而造成电子文件不可使用的情况，如以XML作为标志规范的方法，等等。
　　作为档案管理人员，在当前情况下，不能采取简单的“取代”或“覆盖”等方法，而应汲取信息化和纸质档案两种管理模式的优点。

请问省电力公司信息中心具体做些什么事？

很不好说。给你看看山东的
山东电力信息中心的主要工作是图书馆管理、信息通信管理、科技信息咨询与服务、计算机教学与管理、网络教学系统管理、综合档案管理、及学术刊物编辑与出版等，为山东电力集团、国家电网技术学院、山东电力高等专科学校以及山东电力研究院，提供全方位、数字化、网络化的科技信息服务。
山东电力信息中心设有以下部门：图书馆采编组、图书馆流通组、信息通信组、计算机教研室、网教中心、科技信息组、综合档案室、编辑部等。