什么叫档案整理数字化

什么叫档案整理数字化

档案整理数字化是指将传统的纸质、胶片、录音、录像等载体上的档案资源，通过计算机技术、扫描技术、OCR技术（光学字符识别）、数字摄影技术、数据库技术、多媒体技术以及存储技术等现代化手段，转化为数字化的档案信息，并以数字化的形式存储、网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，从而实现资源共享和高效利用的过程。以下是档案整理数字化的具体内容和特点：

一、档案整理数字化的内容

1. 档案扫描与识别：利用扫描设备将纸质档案转换为电子图像，并通过OCR技术将图像中的文字信息转换为可编辑、可检索的文本格式。
2. 数据录入与校对：将档案中的元数据（如档案号、题名、责任者、日期等）录入到数据库中，并进行严格的校对，确保数据的准确性和完整性。
3. 图像处理与存储：对扫描得到的图像进行去噪、纠偏、裁剪等处理，以提高图像质量，并将其存储在安全可靠的存储介质中。
4. 数据库建设与索引：建立专门的数据库来存储数字化的档案信息，并设置合理的索引机制，以便用户能够快速、准确地检索到所需信息。
5. 系统开发与集成：开发或集成数字化档案管理系统，实现档案的在线浏览、检索、下载、打印等功能，并与其他业务系统实现数据共享和集成。

二、档案整理数字化的特点

1. 高效性：数字化档案可以通过计算机系统进行快速检索和浏览，大大提高了档案利用的效率和便捷性。
2. 安全性：数字化档案可以通过加密、备份等手段确保数据的安全性和可靠性，防止档案丢失或损坏。
3. 环保性：数字化档案减少了纸质档案的使用和存储，有利于节约资源、减少环境污染。
4. 共享性：数字化档案可以通过网络实现远程共享和协作，打破了时间和空间的限制，提高了档案资源的利用率。

三、档案整理数字化的意义

1. 提升档案管理水平：数字化档案管理系统能够实现对档案和档案材料的收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，提高了档案管理的规范化和科学化水平。
2. 增强档案服务能力：数字化档案可以通过计算机系统和网络实现远程查阅和共享，为用户提供了更加便捷、高效的档案服务方式。
3. 促进档案资源开发利用：数字化档案为档案资源的深度开发和广泛利用提供了有力支持，有助于挖掘档案价值、发挥档案作用。

综上所述，档案整理数字化是档案管理现代化的重要组成部分，对于提高档案管理效率、保障档案安全、促进档案资源开发利用具有重要意义。

什么是档案数字化

档案数字化涉及从收集、扫描录入、整理、归档入库、利用、统计、编研到鉴定的全流程自动化管理。
1. 档案收集：
依据档案形成规律，对企业单位分散的资料进行接收、征集，集中保存。
2. 档案整理：
针对不同需求，对收集的档案进行分类，形成有序体系，并进行规范化处理。
3. 扫描录入：
对具有价值的档案进行分类扫描，录入系统并归档。使用会博通档案管理系统进行分类保管。
4. 归档入库：
遵循国家档案分类标准，建立档案分类体系，实现归档。
5. 档案利用：
通过会博通档案管理系统办理借阅手续，直接为企业单位提供档案利用服务。
6. 档案统计：
应用会博通统计技术，通过表册和数字形式，描述、分析档案工作中的现象、状态和趋势，掌握档案工作概况。
7. 档案鉴定：
利用系统判定档案文件的现实和历史价值以及保存年限，进行存毁决策。
8. 档案销毁：
对达到一定年限且无保存价值的档案，在系统上导出目录，实施消除或销毁处理。
会博通档案管理系统是一款专业的档案管理软件，其功能覆盖档案管理全生命周期，适用于各类档案及信息管理。该软件支持自动化办公应用，能够满足企业不同人员的需求。

什么叫档案数字化，档案数字化有哪些好处？

1. 传统的档案管理通常涉及将文件存放在档案室中，这些文件以纸质形式存在，导致检索过程耗时且效率低下。
2. 大量的纸质档案需要占用大量的存储空间，并且对这种档案的维护和管理工作也相对繁琐。
3. 为了确保档案的安全，需要对纸质档案进行备份，这通常需要投入大量的人力和物力资源。
4. 人工处理档案信息既耗时又容易出错，这增加了档案管理的不可预测性。
5. 档案数字化是将纸质档案通过扫描或其他录入方式，将其信息输入到计算机数据库中，从而在数字环境中存储档案信息。
6. 数字化档案的最大优势之一是能够实现快速而准确的检索，极大提高了工作效率。
7. 数字化档案便于实现实时备份，确保了档案的安全性和可靠性。
8. 与纸质档案相比，数字化档案所需的存储空间大大减少，节约了物理存储成本。
9. 数字化档案的维护工作更为简便，减少了人力资源的投入。
10. 最后，数字化档案增强了信息安全性，因为电子安全措施通常比传统的纸质档案保护更先进。

什么是档案数字化

档案数字化是指将传统的纸质档案通过技术手段转化为电子档案的过程。

档案数字化是一种重要的档案管理方式，它将传统的以纸质为载体的档案信息，通过扫描、识别、转换等技术手段，以数字化形式存储和管理。这种转化过程不仅可以提高档案管理效率，还可以更好地保护原始档案，方便档案的保存、共享和使用。

首先，档案数字化能够将纸质文档转化为电子文档。在这个过程中，通过扫描仪、数码相机等设备，将纸质文档进行高清扫描，生成数字图像。这些数字图像可以保存为电子文件，方便档案的存储和管理。

其次，档案数字化还包括对档案内容的识别和处理。通过OCR技术等识别技术，可以将纸质文档中的文字内容转化为可编辑的文本格式。这样，档案信息就可以更方便地进行检索、查询和共享。

最后，档案数字化还涉及到电子档案的存储和管理。数字化后的档案需要存储在计算机存储设备中，如硬盘、云存储等。同时，还需要建立相应的档案管理系统，对电子档案进行分类、索引和管理，以便更好地进行档案的查找和使用。

总之，档案数字化是档案管理的重要发展方向，它可以提高档案管理效率，保护原始档案，方便档案的共享和使用。同时，档案数字化也需要相应的技术手段和管理措施，以确保电子档案的安全性和可靠性。随着技术的不断发展，档案数字化将在档案管理领域发挥更加重要的作用。

档案数字化是什么

1. 档案数字化是将传统纸质档案转化为数字形式的工作。
2. 它是将大量的纸质档案资料通过扫描、录入和存储等技术手段转化为电子格式。
3. 档案数字化的工作流程包括扫描、识别、索引和存储等步骤。
4. 扫描是将纸质档案通过高速扫描仪或相机转化为数字图像，这些图像经过图像处理软件处理以提高质量。
5. 识别和录入是通过光学字符识别（OCR）技术或人工输入，将数字图像中的文字内容转化为可编辑和可搜索的文本。
6. 索引和分类为每个档案添加关键词或标签，将其归档到相应的目录或数据库中，以便查找和管理。
7. 档案数字化的重要性在于节省物理存储空间，降低成本，实现快速、精确的检索和查找，促进信息共享和协作。
8. 数字化档案通过备份和灾难恢复策略保证数据完整性和安全性，同时可以设定权限和加密保护敏感信息。
9. 纸质档案容易受到损坏或丢失的风险，而数字化档案提供了一种更可靠的保护方式。
10. 档案数字化可以应用于各种类型的档案，包括政府机关、企业、图书馆、档案馆等，提高工作效率和档案管理质量。

什么是档案数字化

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。
档案数字化优势
档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性：
一、提高经济效益
过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
二、提高办公效率
数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。
三、增强档案原件保护
将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。
档案数字化内容
档案数字化管理：
数字化干部人事档案管理系统是对传统干部人事档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现干部档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照干部档案业务工作流程，经过系统管理员的授权，单位内部领导和有关科室可以在各自办公室查阅干部档案，外来查档单位可以在阅档室通过电脑查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以大大提高工作效率，提升干部工作服务的水平和质量，实现干部档案由管理向干部信息研究与利用的质的转变。
档案数字化采集：
从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作。
档案数字化查阅：
以组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑:可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。
档案数字化思考与研究
1、数字信息资源的建设
一方面通过网络直接归档。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过登录系统登录，登录系统调用身份鉴别技术核对身份，确认正确后同意接收。经采集系统接收文件目录和全文，再经检查系统检查确认正确后发送消息给归档单位，将目录与全文分别导入至目录数据库和文件存储系统保存。由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，

一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率

另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。

另一方面通过移交电子文件载体的形式归档。

这种归档方式必须有移交凭证，每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记，用于确认电子文件的完整性和原始性，电子文件登记表应与电子文件同时保存。如果对其内容进行更改，还需要有更改通知单。更改通知单上生产单位、计算机系统、软件名称、盘带规格、更换原因、更换内容、更换人及批准人的详细项目，都需要受到严格的电子文件管理制度的制约。此外，在管理中建立必要的备份，防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。

电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定某些鉴定文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
对电子文件的著录也是信息资源建设的重要内容。通过获取、核对、分析、组织和记录关于文件内容、结构、背景以及文件系统的信息，才能准确描述电子文件的形成过程和成果。就著录内容而言，涉及文件形成过程中的各个要素，包括文件形成背景、内容和结构，而且著录的重点也从文件内容转移到文件的形成背景上。
2、实现扫描文件和已有目录数据库的挂接
通过档案目录数据库和扫描文件的快速挂接，系统就可初步实现对目标档案的全文检索。然而，真正意义上的全文检索，不仅应该构建功能完备的档案全文数据库，而且能够集成数据库检索技术、全文检索技术、图像内容检索技术以及数字化音频和视频信息的检索技术等。由于数字化档案要求必须与档案原件完全一致，然而目前的数字转换、识别技术又不能完全满足这一要求，因此，要实现数字档案全文检索，还有待技术的进一步发展。
3、技术路线的优化选择
档案鉴定与数字化同步：从利用上讲，解决制约档案信息资源共享的主要瓶颈 --- 档案开放鉴定问题是当务之急；从成本上讲，档案价值鉴定是避免失效档案数字化的最佳方法。只有这样，才能控制档案数字化投入与产出比例失调、数量很大共享很少的问题。
多种档案数据库建设同步：一是首先建立文件级目录数据库。满足一次检索需要，建好文件级目录数据库。目前，绝大多数档案馆，因没实现全部档案的文件级目录机检，查档不快、不准、不全的问题不可避免。所以，把文件级目录数据库建设作为基础性工作，是提高档案查全率、查准率必经之路。二是适时建立专题数据库。随着社会发展，对某一专题档案集中需求时有发生，突击建立专题数据库，满足社会需求是发挥档案作用的最佳时机。三是优选建设全文数据库。满足档案信息资源开发利用需要，优选建设全文数据库。按照国家档案局提出的利用频繁档案首先数字化的要求，遵循“二八”定律（即以 20%的努力达到80%的效果），同步开展档案全文数据库建设。
档案数字化与上网利用同步：档案数字化的根本目的是充分发挥其作用。通过计算机网络技术，实现档案数字化与局域网上利用同步，开放档案数字化与互联网上利用同步。
4、开展档案数字化问题的研究，及时解决数字化进程中的疑难问题。
档案数字化是档案工作中的一项新内容，不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如，数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题；数字化档案信息安全、保密技术问题；数字化档案信息的访问形式与安全控制问题；数字化档案信息知识产权问题；数字化档案信息的法律地位问题。针对这些新情况、新问题，应在抓档案原件数字化工作的同时，组织力量开展档案数字化问题的研究，及时解决工作中的一些技术性问题，同时澄清和统一思想认识，确保档案数字化工作的顺利开展。
另外，必须加强档案数字化和数字化档案信息管理人才的培养。档案数字化及数字化档案信息管理，涉及到计算机软硬件与扫描技术、数字影像处理技术、存储技术和档案管理的基础知识，绝不是只懂得计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人所能胜任的，所以应加强这方面技术人员的培养。
集团企业数字档案馆解决方案
档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。利用当前最先进的标准规范、信息技术，推出面向集团企业的数字档案馆解决方案。
网络拓扑结构
企业版支持集中式、分布式部署和存储，集中或分级管理模式。对于网络条件比较好的集团企业，推荐使用集中式部署模式，即采用总部集中建设模式，基于企业内部网络，将档案信息资源集中存放在总部，如下图所示。通过网络实现下属分支机构之间、总部与各下属分机构之间的档案信息共享、汇总、移交和传递。通过通用的WEB查询平台和统一的权限管理，在任何分支机构都可以进行跨部门、跨单位、跨地域的档案检索、浏览和下载利用，形成总部和下属分支机构之间的虚拟档案信息中心。
功能框架
应用系统由基础应用平台、业务应用平台、信息服务平台、系统管理与维护、接口等五个部分组成：
基础应用平台
为系统功能提供基础性的应用服务，如工作流引擎、OCR服务、文档格式服务、全文检索服务、报表引擎等等。
业务应用平台
为档案管理机构提供档案管理的平台，包括档案工作管理、档案收集整编、档案管理、档案保管、开发利用等业务。
信息服务平台
为档案利用者提供信息服务的平台，包括档案网站、多种档案查询模式、图书资料信息的查询、电子文件浏览等。
系统设置与维护

实现系统设置、业务建模两大主要功能。系统设置主要用于配置系统运行环境的参数，包括服务器集群、存储系统（支持分布式和集中式）、基础应用层各应用参数的配置等。业务建模系统主要包括全宗群、档案门类、管理目录树、分类表、元数据、报表、表单等各基础数据结构的定义。
接口
接口包括了两个部分，一部分是本系统与其它系统集成的接口，一般包括了与OA系统等系统的集成接口；另一个接口是指系统提供二次开发的接口，系统可提供基础应用、档案业务管理、档案信息服务等不同层面的SDK开发包。
参考文献
周丽.档案数字化思考与研究.办公自动化应用.2012