公司登记档案数字化建设

公司登记档案数字化建设

公司登记档案数字化建设是指将公司的登记档案资料进行数字化处理，通过电子化技术将纸质档案转化为电子档案，实现信息的存储、检索、共享和管理的全过程电子化。这一建设过程不仅提高了档案管理的效率和便利性，还减少了纸质档案的存储空间和管理成本，提升了信息的安全性和可靠性。以下是对公司登记档案数字化建设的详细阐述：

一、建设目标

公司登记档案数字化建设的目标主要包括：

1. 提高档案管理效率：通过数字化手段，实现档案的快速检索、分类和共享，避免传统纸质档案手动整理和查找的繁琐过程。
2. 节约存储空间和管理成本：纸质档案需要大量的存储空间，而数字化档案可以通过云存储等方式进行存储，大大节约了物理空间和相关的管理成本。
3. 提升档案安全性：数字化档案可以通过数据备份和加密等措施，提高档案的安全性和稳定性，防止自然灾害、意外事故等因素对档案的损坏或丢失。
4. 便于管理和共享：数字化档案可以通过权限管理系统进行权限控制，确保档案的安全性和机密性。同时，数字化档案可以方便地进行共享和协作，提高团队之间的沟通和协同效率。
5. 提供数据支持和决策依据：数字化档案可以通过数据分析工具进行数据挖掘和统计分析，为企业提供更多的数据支持和决策依据，帮助企业更好地了解自身情况和市场趋势。

二、建设内容

公司登记档案数字化建设的内容主要包括以下几个方面：

1. 确定数字化建设目标：根据公司的实际情况和需求，明确数字化建设的目标和需求，如提高档案管理效率、节省存储空间、提高信息检索速度等。
2. 制定数字化计划：根据目标和需求，制定详细的数字化计划，包括数字化的时间表、资源需求、人员配备等。
3. 选择数字化工具和设备：根据公司的需求和预算，选择适合的数字化工具和设备，如扫描仪、数字化软件等。
4. 建立数字化流程：制定数字化的具体流程，包括文件扫描、数据录入、质量控制等环节，确保数字化过程的准确性和完整性。
5. 建立数字化档案管理系统：选择合适的数字化档案管理系统，用于存储、检索和管理数字化档案，确保档案的安全性和可访问性。
6. 培训和推广：对相关人员进行数字化工具和系统使用的培训，推广数字化档案管理的理念和方法，提高员工的数字化意识和能力。
7. 开展数字化工作：根据数字化计划，逐步进行档案的数字化工作，包括扫描纸质档案、录入数字化数据、建立索引和分类等。
8. 质量控制和审核：在数字化过程中进行质量控制和审核，确保数字化档案的准确性和完整性。
9. 后期维护和更新：建立数字化档案的后期维护和更新机制，定期检查和更新数字化档案，确保档案信息的时效性和可靠性。
10. 监测和评估：建立数字化档案的监测和评估机制，定期评估数字化档案的效果和影响，及时调整和改进数字化建设方案。

三、关键技术

公司登记档案数字化建设涉及的关键技术主要包括：

1. 扫描技术：通过扫描仪将纸质档案转换为电子文件，包括图片、PDF等格式。
2. OCR识别技术：利用OCR（光学字符识别）技术将扫描后的图片文件中的文字信息转换为可编辑的文本信息。
3. 数据库技术：建立数据库用于存储数字化档案的信息，实现档案的快速检索和共享。
4. 安全技术：包括数据加密、备份和恢复等技术，确保数字化档案的安全性和可靠性。
5. 云服务技术：利用云存储技术实现数字化档案的远程存储和访问，提高档案管理的灵活性和便利性。

四、意义和价值

公司登记档案数字化建设的意义和价值主要体现在以下几个方面：

1. 提高工作效率：数字化档案可以实现快速检索、分类和共享，大大提高了工作效率。
2. 节约资源和成本：通过数字化手段减少纸质档案的存储空间和管理成本，节约了企业的资源。
3. 提升档案安全性：数字化档案可以通过数据备份和加密等措施提高档案的安全性和稳定性。
4. 便于管理和共享：数字化档案可以通过权限管理系统进行权限控制，方便档案的管理和共享。
5. 提供数据支持：数字化档案为企业提供了丰富的数据资源，有助于企业进行数据分析和决策支持。

综上所述，公司登记档案数字化建设是提升档案管理水平、提高工作效率、节约资源和成本、提升档案安全性和便利性的重要手段。随着信息技术的不断发展，公司登记档案数字化建设将越来越成为企业信息化建设的重要组成部分。

档案数字化的目的和意义 档案数字化的流程与要求介绍

一、档案数字化的目的和意义

档案数字化将纸质档案及其他形式的信息资料通过数字技术手段处理和转化，使其具备数字化存储、检索、利用等功能。

1、目的

数字化旨在提高档案管理效率和服务水平。数字化档案便于快捷存储、检索和利用，为档案工作提供精准、高效支持。

2、意义

（1）更好的保存历史资料。科技发展让档案数字化手段避免了历史档案破坏的情况，通过扫描、摄影技术保护档案。

（2）提高工作效率，方便档案管理。数字化管理使档案整理工作更高效，足不出户即可完成档案的查阅工作。

（3）为档案编研工作提供数据支持，集中精力开发和利用档案资源，进行文献、数据和专题汇编等工作。

二、档案数字化的流程与要求介绍

档案数字化流程包括档案出库、数字化前处理、数据库建立、档案扫描或信息采集、图像处理或音视频处理、数据挂接、数字化成果验收与移交、档案入库。

1、档案出库

档案保管部门调取、清点、登记数字化对象，并提交申请。数字化对象出库前需与数字化部门共同清点，确保档案安全。

纸质档案数字化时，需设置临时保管库，严格管理档案的领取与归还，确保档案安全。

2、数字化前处理

包括纸质档案确定扫描页、编制页号、拆除装订、技术修复等，录音录像档案确定信息采集范围、清洗修复等。

3、目录数据库建立

制定数据规则，设计数据库结构，确保档案内在联系，便于管理和利用。

4、档案扫描或信息采集

纸质档案应根据实际情况选择扫描设备，确保数字图像清晰完整。录音录像档案应选择信息采集设备，确保音视频信息清晰完整。

5、图像处理或音视频处理

包括图像拼接、旋转纠偏、裁边去污，音视频切分、剪切转换、降噪等。

6、数据挂接

确保数字图像文件名与目录数据库档号一致，建立对应关系，通过数字化软件批量自动完成。

7、数字化成果验收与移交

组织数字化成果验收组，进行计算机自动检验与人工检验，确保档案数字化成果质量。

8、档案归还入库

数字化处理后的档案原貌保持，装订安全准确，履行档案入库手续。

什么是档案数字化

档案数字化是随着计算机技术、扫描技术、OCR技术、数字摄影技术(录音、录像)、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展而产生的一种新型档案信息形态，它把各种载体的档案资源转化为数字化的档案信息，以数字化的形式存储，网络化的形式互相连接，利用计算机系统进行管理，形成一个有序结构的档案信息库，及时提供利用，实现资源共享。
档案数字化是数字档案建设最基础的工作，传统载体的档案经高科技技术加工成数字档案形式，通过局域网、政务网、互联网进行计算机检索、阅读电子档案，为迎接档案信息服务新环境的挑战，提高管理水平、提高效率，增强档案业务部门的服务水平，为档案内部管理及面向客户服务提供高效率的全面服务。

档案工作的数字化建设是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求。档案作为一种原生信息资源，其重要性正日益凸显出来，逐步掌握信息技术为档案工作服务，为社会主义经济建设服务，为社会主义精神文明建设服务。
档案数字化优势
档案数字化较之传统档案管理有不可替代的先进性：
一、提高经济效益
过去一直使用粗放型模式即以增加办公人员和办公费用为解决这一难题的唯一手段，致使管理成本大幅上涨。而数字化管理档案使传统的以纸质为载体的档案信息对象转为机读档案，不仅节约了保管费用，节省了占地空间，而且查阅起来极为方便迅速，从而避免了反复印制资料而造成的纸张和人员的浪费。
二、提高办公效率
数字化档案管理使资料能及时归档，并尽快提供利用。以组织部门为例，干部的任用、干部的提拔都需要详细准确的档案信息。然而档案数字化管理变可提供详细、即时的数据信息，为领导决策提供服务。与此同时，数字化档案管理使查询资料变得非常简单，真正让办公人员做到足不出户便可知晓天下大事。由于信息的超时空流动，数字化档案事实上成为“无墙界档案”，档案库也从文件实体的保管基本变成了提供利用方便的信息控制中心。
三、增强档案原件保护
将纸制档案转变为数字化电子档案后，档案的使用更加安全。尤其对历史久远的档案材料，数字化处理后无疑是对其更好的保护，另外，通过档案的数字化处理后，防止了部分档案篡改的行为。
档案数字化内容
档案数字化管理：
数字化干部人事档案管理系统是对传统干部人事档案管理工作的一次创新，能够实现对档案和档案材料收集、鉴别、整理、保管、转递、统计、查阅等日常工作的数字化管理，并可通过组织系统专网实现干部档案的网上浏览和远程查借阅功能。按照干部档案业务工作流程，经过系统管理员的授权，单位内部领导和有关科室可以在各自办公室查阅干部档案，外来查档单位可以在阅档室通过电脑查阅电子档案，也可以通过网络实现远程阅档。系统全面运行后，可以大大提高工作效率，提升干部工作服务的水平和质量，实现干部档案由管理向干部信息研究与利用的质的转变。
档案数字化采集：
从档案实体库提卷后，首先拆卷、校对档案页数、区分高扫、平扫材料，然后进行数据采集。档案采集同时对图像进行纠偏、去污、去黑边等处理，校对档案目录、核对电子材料，完成初步审核。然后由专人再次对档案原件及数据进行审核，确认无误后，完成档案装订还原，对电子数据进行归档。为档案的利用提供准确可靠的数据信息。在整个过程中，各环节相互配合，协同操作，以流水线方式完成信息的采集、审核工作。
档案数字化查阅：
以组织系统专用资源网为网络基础，采用B/S(浏览器/服务器)模式架构，在组织系统内部实现了本地及远程查档、阅档功能。系统在安全方面进行了方考虑:可按日期、时间或长期有效等多种方式，完成阅档授权；阅档过程进行详细的日志记录；信息采用加密信道传输等多种方式，使系统运行更加安全可靠。
档案数字化思考与研究
1、数字信息资源的建设
一方面通过网络直接归档。电子文件档案可以在文件办理结案后随时归档，或在某一时间周期定时统一归档，由文件形成部门通过登录系统登录，登录系统调用身份鉴别技术核对身份，确认正确后同意接收。经采集系统接收文件目录和全文，再经检查系统检查确认正确后发送消息给归档单位，将目录与全文分别导入至目录数据库和文件存储系统保存。由档案工作人员接收登记，按事由原则给出档案分类号，设定访问限制级别，以便将来用户查找利用。这样随时归档，

一方面可以避免文件漏归，保证归档率和完整率

另一方面也符合电子文件自身的特点，快速便捷，还可以避免档案的流失和病毒的破坏。

另一方面通过移交电子文件载体的形式归档。

这种归档方式必须有移交凭证，每份电子文件均应在《电子文件登记表》中登记，用于确认电子文件的完整性和原始性，电子文件登记表应与电子文件同时保存。如果对其内容进行更改，还需要有更改通知单。更改通知单上生产单位、计算机系统、软件名称、盘带规格、更换原因、更换内容、更换人及批准人的详细项目，都需要受到严格的电子文件管理制度的制约。此外，在管理中建立必要的备份，防止信息的丢失和失真，维护电子档案的可靠性。

电子文件由于采用电子编码技术，可以编辑修改而不留痕迹，载体无法固定某些鉴定文件原始凭证性的关键信息也可以更改，这些都使电子文件的原始凭证性辨别变得复杂而困难。因此，电子文件在形成过程中要随时进行数字签名、信息认证、身份验证和加密保护，保证文件在传输、处理过程中不会出现错误，以确保档案部门收到的电子文件的原始性、真实性和准确性，保证电子文件的法律凭证地位。
对电子文件的著录也是信息资源建设的重要内容。通过获取、核对、分析、组织和记录关于文件内容、结构、背景以及文件系统的信息，才能准确描述电子文件的形成过程和成果。就著录内容而言，涉及文件形成过程中的各个要素，包括文件形成背景、内容和结构，而且著录的重点也从文件内容转移到文件的形成背景上。
2、实现扫描文件和已有目录数据库的挂接
通过档案目录数据库和扫描文件的快速挂接，系统就可初步实现对目标档案的全文检索。然而，真正意义上的全文检索，不仅应该构建功能完备的档案全文数据库，而且能够集成数据库检索技术、全文检索技术、图像内容检索技术以及数字化音频和视频信息的检索技术等。由于数字化档案要求必须与档案原件完全一致，然而目前的数字转换、识别技术又不能完全满足这一要求，因此，要实现数字档案全文检索，还有待技术的进一步发展。
3、技术路线的优化选择
档案鉴定与数字化同步：从利用上讲，解决制约档案信息资源共享的主要瓶颈 --- 档案开放鉴定问题是当务之急；从成本上讲，档案价值鉴定是避免失效档案数字化的最佳方法。只有这样，才能控制档案数字化投入与产出比例失调、数量很大共享很少的问题。
多种档案数据库建设同步：一是首先建立文件级目录数据库。满足一次检索需要，建好文件级目录数据库。目前，绝大多数档案馆，因没实现全部档案的文件级目录机检，查档不快、不准、不全的问题不可避免。所以，把文件级目录数据库建设作为基础性工作，是提高档案查全率、查准率必经之路。二是适时建立专题数据库。随着社会发展，对某一专题档案集中需求时有发生，突击建立专题数据库，满足社会需求是发挥档案作用的最佳时机。三是优选建设全文数据库。满足档案信息资源开发利用需要，优选建设全文数据库。按照国家档案局提出的利用频繁档案首先数字化的要求，遵循“二八”定律（即以 20%的努力达到80%的效果），同步开展档案全文数据库建设。
档案数字化与上网利用同步：档案数字化的根本目的是充分发挥其作用。通过计算机网络技术，实现档案数字化与局域网上利用同步，开放档案数字化与互联网上利用同步。
4、开展档案数字化问题的研究，及时解决数字化进程中的疑难问题。
档案数字化是档案工作中的一项新内容，不可避免地会遇到一些新情况、新问题。比如，数字化档案信息压缩及存储的关键技术问题；数字化档案信息安全、保密技术问题；数字化档案信息的访问形式与安全控制问题；数字化档案信息知识产权问题；数字化档案信息的法律地位问题。针对这些新情况、新问题，应在抓档案原件数字化工作的同时，组织力量开展档案数字化问题的研究，及时解决工作中的一些技术性问题，同时澄清和统一思想认识，确保档案数字化工作的顺利开展。
另外，必须加强档案数字化和数字化档案信息管理人才的培养。档案数字化及数字化档案信息管理，涉及到计算机软硬件与扫描技术、数字影像处理技术、存储技术和档案管理的基础知识，绝不是只懂得计算机技术或只懂得纸质等载体档案管理知识的人所能胜任的，所以应加强这方面技术人员的培养。
集团企业数字档案馆解决方案
档案是企业开展业务活动的重要工具和凭证性信息记录，是企业的核心信息资源与重要资产。集团企业具有机构庞大、下属单位较多且层次复杂，各下属单位分散等特点。对于集团企业，实现集中部署应用、分级管理，构建立体式企业数字档案馆，是集团企业数字档案管理最佳解决之道。利用当前最先进的标准规范、信息技术，推出面向集团企业的数字档案馆解决方案。
网络拓扑结构
企业版支持集中式、分布式部署和存储，集中或分级管理模式。对于网络条件比较好的集团企业，推荐使用集中式部署模式，即采用总部集中建设模式，基于企业内部网络，将档案信息资源集中存放在总部，如下图所示。通过网络实现下属分支机构之间、总部与各下属分机构之间的档案信息共享、汇总、移交和传递。通过通用的WEB查询平台和统一的权限管理，在任何分支机构都可以进行跨部门、跨单位、跨地域的档案检索、浏览和下载利用，形成总部和下属分支机构之间的虚拟档案信息中心。
功能框架
应用系统由基础应用平台、业务应用平台、信息服务平台、系统管理与维护、接口等五个部分组成：
基础应用平台
为系统功能提供基础性的应用服务，如工作流引擎、OCR服务、文档格式服务、全文检索服务、报表引擎等等。
业务应用平台
为档案管理机构提供档案管理的平台，包括档案工作管理、档案收集整编、档案管理、档案保管、开发利用等业务。
信息服务平台
为档案利用者提供信息服务的平台，包括档案网站、多种档案查询模式、图书资料信息的查询、电子文件浏览等。
系统设置与维护

实现系统设置、业务建模两大主要功能。系统设置主要用于配置系统运行环境的参数，包括服务器集群、存储系统（支持分布式和集中式）、基础应用层各应用参数的配置等。业务建模系统主要包括全宗群、档案门类、管理目录树、分类表、元数据、报表、表单等各基础数据结构的定义。
接口
接口包括了两个部分，一部分是本系统与其它系统集成的接口，一般包括了与OA系统等系统的集成接口；另一个接口是指系统提供二次开发的接口，系统可提供基础应用、档案业务管理、档案信息服务等不同层面的SDK开发包。
参考文献
周丽.档案数字化思考与研究.办公自动化应用.2012