档案整理服务及数字化

档案整理服务及数字化

档案整理服务及数字化是档案管理中的两个重要环节，它们既有联系又有区别，共同提升档案管理效率。以下是对档案整理服务及数字化的详细解析：

一、档案整理服务

定义与目的：
档案整理服务是指依据合同约定，发包方委托承包方对指定的档案实体提供规范化整理服务的行为。其主要目的是确保档案的系统性、完整性和有序性，提升档案管理效率，便于后续的管理、检索和利用。

服务内容：
档案整理服务内容主要包括鉴别审核、分类排列、修整组合、编号编目、装订装盒等。这些步骤旨在将杂乱无章的档案材料转变为有序、规范的档案体系。

重要性：
档案整理是档案管理的基础性工作，也是档案数字化的前提。只有经过系统整理的档案，才能高效地进行数字化处理，从而进一步提高档案管理水平和利用效率。

二、档案数字化

定义与过程：
档案数字化是指利用数据库技术、数据压缩技术、扫描技术等技术手段，将纸质档案、银盐感光材料照片档案、以模拟型号为记录形式的录音、录像档案等介质的档案进行数字加工，将其转化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上并能被计算机识别的数字图像或数字文本的处理过程。

主要步骤：
1. 档案数字化输入：以数字信号的方式，将传统实体档案全部输入到计算机内。
2. 档案数字化转换：将纸质档案或图像资料、音频资料等进行数字化转换，并输入到计算机系统内。这通常通过扫描、拍照等方式实现。
3. 数字化档案接收：根据统一的标准，对转换后的数字信息进行存储和管理，形成有序的档案数据库。

优势：
1. 提高保存效率：数字化档案可以有效延长档案的保存时间，防止因长期翻阅造成的损坏。
2. 便于检索和利用：数字化档案可以通过计算机系统进行快速检索和远程利用，提高档案利用效率。
3. 节省存储空间：将纸质档案转化为数字档案后，可以大大节省物理存储空间。

三、档案整理服务与数字化的关系

联系：
档案整理是档案数字化的前提和基础。只有经过系统整理的档案，才能确保数字化过程的顺利进行和数字化成果的质量。同时，数字化也是档案整理的一种延伸和拓展，通过数字化手段可以进一步提升档案的管理效率和利用价值。

区别：
档案整理侧重于实体档案的有序化管理，主要通过人工操作和传统工具实现；而档案数字化则侧重于通过技术手段实现档案的电子化存储与利用，需要借助扫描仪、图像处理软件、数据库管理系统等技术设备。

综上所述，档案整理服务与数字化是档案管理中不可或缺的两个环节。它们相互依存、相互促进，共同推动档案管理向更加高效、便捷的方向发展。

档案数字化服务流程

档案数字化服务流程主要包括接收出库档案、数字化前处理、不拆卷扫描、图像处理、图像质检、数据挂接校对、装订档案及质检、归还档案、刻录光盘与备份等环节。

在接收出库档案阶段，中标单位需按照采购单位的数字化计划和进度，有计划地调取档案，每批次数量不得超过规定，并确保档案总量不超过限定数量。对质量问题，如目录录入、图像扫描、图像处理、数据挂接、装订档案等加工环节，中标单位需及时整改，否则将停止调卷出库。

数字化前处理阶段包括制作档案整理工作登记表，进行档案页码检查、标注，目录审核修改，页面修整，档案幅面大小统计，区分扫描件和非扫描件。中标单位需确保档案页码的完整性，标注每件档案的起止页号，检查并标注错编、漏编页码。对于未建立目录数据库的档案，按照《档案著录规则》进行目录著录，确保目录数据的准确性、完整性。扫描前需对档案进行预处理，如平铺档案纸面、去除装订物，保持档案完整无损。扫描图像需按照要求进行存储格式和分辨率设置，保证图像质量。

图像处理阶段采用Photoshop软件对扫描后的图像文件进行优化，包括调整页边距、旋转、纠偏，以及处理图像中的杂质和色差。图像拼接阶段需在不损坏原档案的情况下，对超过A3幅面的档案页面进行无缝拼接，确保数字化图像的整体性。

图像质检阶段需检查图像质量是否达到完整、清晰的标准，无黑边、污点，图像不偏斜或倒置。数据挂接校对阶段确保扫描数据与目录信息正确挂接，图像数据与档案原件匹配准确。装订档案及质检阶段需遵循档案原貌原则，确保装订顺序正确、装订牢固，无脱页、倒置等问题。

归还档案阶段，完成数字化并质检通过后，中标单位需将档案及时归还采购单位，并进行逐卷清点和确认。刻录光盘与备份阶段，中标单位需提供符合采购单位要求的数据备份，使用经认可的光盘进行数据刻录，并提交国际档案级蓝光光盘作为成品。

在数据验收阶段，对目录数据库与图像文件的挂接、档案装订、扫描图像的漏扫率、图像质量、格式封装、目录核对、条目与图像挂接、档案原始材料等方面进行严格检查和验收，确保数字化服务的质量。

最后，扫描图像验收标准包括色彩模式、存储格式、分辨率参数、图像页面与档案实际页面的相符性、画幅数的匹配、分幅扫描后的图像质量等，确保数字化图像的质量达到要求。

档案服务公司是做什么的

档案服务是专门提供档案管理相关服务的。

以下是详细解释：

档案服务的主要业务是为客户提供档案管理解决方案。这些服务包括但不限于档案的数字化处理、档案存储、档案保管、档案整理以及档案咨询等方面。在现代社会，随着信息化的发展，档案管理变得越来越重要，档案服务的角色也愈发关键。

1. 档案的数字化处理是档案服务的重要业务之一。随着纸质档案逐渐转化为电子档案，档案服务利用专业技术和设备，将纸质文档转化为数字格式，便于档案的存储、检索和管理。

2. 档案存储和保管是另一核心服务。这些通常会提供安全可靠的存储设施，确保档案的完整性和安全性。对于大量的档案，他们还会提供定制化的存储方案，以满足客户的特殊需求。

3. 档案整理也是一项重要的服务内容。随着组织的发展，档案数量不断增加，如何有效整理和管理这些档案变得至关重要。档案服务会利用专业的整理方法和工具，帮助客户对档案进行分类、编目和归档。此外，这些还会为客户提供专业的档案管理培训，提升客户内部的档案管理水平。除此之外，档案咨询也是一些提供的服务之一。档案咨询能够为客户提供关于档案管理方案的专业建议和指导，帮助客户解决档案管理过程中遇到的问题和挑战。这种咨询服务有助于企业更好地理解和应对档案管理的复杂性，从而提高管理效率和质量。通过这样的服务，档案服务不仅帮助客户解决了实际问题，也为组织的长期发展提供了有力的支持。

什么是档案数字化

档案数字化是指把纸质文档通过扫描、录入等方式将信息存储到计算机数据库中，以实现检索快捷方便、同步备份快速简单、存储空间小、维护方便、安全等功效。

档案数字化是信息时代的必然要求，建设数字化的档案管理应注重对档案管理软件的选择，一款好的档案管理软件，往往对档案管理工作者完成各项档案管理工作起到事半功倍的效果，它不仅可以提高经济效益，而且还可以大大提高办公效率。

要实现档案管理的数字化，最关键的动作就在于需要将纸质的档案，例如各种文字、图表、声像等通过扫描、录入等方式存储到计算机数据库中，而要实现这个动作，一是需要有关硬件，二是需要电脑软件。有关硬件即电脑设备、扫描设备、数码相机等，电脑软件即专门针对档案管理进行开发设计的档案管理软件。

万能档案管理软件的作用

1、以国家档案局最新发布的《归档文件整理规则》为标准设计，专业性强，权威性高，操作方便易上手，成功应用于很多行业。

2、主要包括收文管理、行文管理、合同管理、档案管理、查询管理、用户管理、系统维护、操作帮助八大模块，涵盖了资料登记、立卷归档、检索借阅、档案移交等各项日常工作，并使工作处理流程规范化，大大提高了工作效率。

3、支持保存各种格式的电子文件，如word、excel、扫描文件等，同时也支持保存电子路径，可直接打开目标文件夹、文件或网页。

4、根据录入档案资料的不同，可自定义档案模板。

5、可利用日常录入的数据对档案内容进行自动采集，方便省心。

6、内置完备的打印格式并可对打印格式自定义，支持连续打印登记簿，类似银行打印存折，使每页最终打印为满页。

7、可以设置多个用户，并且根据工作需要为每个用户设置不同权限，提高了系统数据的保密性和安全性，满足了各类档案的管理和控制需求。

8、可以通过局域网或广域网上的其它计算机进行数据的登记、检索，并可授权相关用户直接打开登记的电子文档。

档案数字化加工，档案整理，档案扫描

档案数字化加工服务包含两项主要工作。首先，根据国家档案局的标准，将档案整理成册，按照年度和保管期限划分，有序排列，并加盖归档章，最后归档上架。其次，对归档的档案进行扫描，转换成电子卷宗，经过处理后上传至档案管理系统。

具体数字化流程如下：

1. 档案出库登记：记录档案的出库信息，以便后续跟踪管理。

2. 档案拆卷：将档案从存储位置取出，准备进行扫描。

3. 档案扫描：A4尺寸的档案每页的扫描费用大约在0.25-0.3元，A3尺寸的档案或图纸每页费用约为4元。

4. 录入处理：对扫描后的电子档案进行整理和录入，确保数据的准确无误。

5. 装卷还原：按照原始顺序将档案还原归档，准备最后入库。

6. 最后入库：完成归档，档案数字化流程结束。

我们拥有超过十年的数字化加工经验，专业提供档案整理和数字化加工服务，并销售档案管理软件。我们拥有专业的团队，累积了丰富的案例，涵盖公检法、档案局、市政、置业、学校、企业等多个领域。单个案例的扫描页数可达千万页，欢迎合作。联系方式：（微信同号）。

档案数字化加工服务的价格为0.19-0.35元/页（A4尺寸），对于非A4尺寸的文档或图纸，按折合后的A4页数计算，如A3尺寸的文档按两页A4计算。

档案数字化是什么工作

档案数字化是将传统纸质档案转化为数字形式的工作。

它是将大量的纸质档案资料通过扫描、录入和存储等技术手段转化为电子格式，以实现档案的电子化管理和存储。档案数字化的工作流程包括扫描、识别、索引和存储等步骤，扫描是将纸质档案通过高速扫描仪或相机转化为数字图像。这些数字图像通常经过图像处理软件的处理，使其质量更好，以便于后续的识别和索引。

识别和录入是通过光学字符识别（OCR）技术或人工输入，将数字图像中的文字内容转化为可编辑和可搜索的文本。这一步骤是关键，因为它使得数字化的档案具有可检索的特性，提高了档案的访问效率。为了方便查找和管理，需要对数字化的档案进行索引和分类。通过为每个档案添加关键词或标签，将其归档到相应的目录或数据库中。

档案数字化的重要性

纸质档案需要大量的存储空间，而档案数字化可以大大减少实际的物理存储空间需求。转化为电子形式后，档案可以被存储在硬盘、服务器或云端中，节省了大量的空间和相应的成本。通过档案数字化，可以实现快速、精确的检索和查找。用户可以通过关键词或标签进行搜索，而不需要手动翻查大量纸质档案，提高了工作效率。

数字化档案可以轻松地与他人共享和合作。通过网络或共享文件夹，多个用户可以同时访问和编辑档案，促进了信息的共享和协作。纸质档案容易受到自然灾害、人为损坏或丢失的风险，而数字化档案可以通过备份和灾难恢复策略来保证数据的完整性和安全性。此外，数字化档案还可以设定权限和加密，保护敏感信息的安全。

以上内容参考：百度百科—档案数字化